Zeiterfassung auf der Baustelle

Arbeitszeit zu erfassen ist Pflicht. GPS zu verwenden ist es nicht. Zwischen diesen beiden Sätzen liegt der ganze Unterschied zwischen einer App, die im Betrieb ankommt, und einer, die das Team umgeht.

Das Wichtigste in Kürze

Erfassen ist Pflicht. Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts von September 2022 muss die Arbeitszeit vollständig erfasst werden.
GPS ist keine Pflicht. Es gibt keine gesetzliche Vorgabe, den Standort mitzuschreiben. Es ist ein Nachweismittel, kein Muss.
Offline ist die eigentliche Anforderung. Im Keller, im Rohbau und auf dem Land gibt es kein Netz. Eine App, die dort nicht stempelt, wird nicht benutzt.
Der Wert entsteht erst danach: wenn die Stunden ohne Abtippen in der Nachkalkulation und auf der Rechnung landen.

Was das Gesetz verlangt, und was nicht

Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch erfassen müssen. Nicht nur die Überstunden, sondern Beginn, Ende und Dauer. Eine gesetzliche Neuregelung, die vorgibt, wie das technisch auszusehen hat, wird seit Längerem erwartet.

Für die Praxis im Handwerk sind zwei Punkte wichtiger als der Gesetzestext:

Der Zettel im Auto erfüllt die Pflicht formal, ist aber der Grund, warum am Monatsende niemand mehr weiß, welche Stunde auf welche Baustelle ging.
GPS ist nirgends vorgeschrieben. Wer es einsetzt, tut es aus einem betrieblichen Grund, nicht wegen einer Auflage. Und weil es Standortdaten von Mitarbeitern sind, ist es mitbestimmungs- und datenschutzrelevant.

Kein Ersatz für Beratung. Diese Seite ordnet die Lage ein, ersetzt aber keine arbeitsrechtliche Prüfung. Ob und wie du Standortdaten im Betrieb erheben darfst, hängt unter anderem davon ab, ob es einen Betriebsrat gibt und wie die Erfassung ausgestaltet ist.

Woran Zeiterfassung auf der Baustelle scheitert

Kein Netz

Das ist der Klassiker. Der Monteur steht im Kellergeschoss, drückt auf Start, ein Ladekreisel dreht sich, nichts passiert. Beim zweiten Mal greift er wieder zum Zettel, und die Software ist gestorben. Eine Zeiterfassung für die Baustelle muss die Stempelung lokal auf dem Gerät annehmen und später nachreichen.

Zuordnung zur Baustelle

Stunden ohne Projekt sind für die Lohnabrechnung brauchbar und für die Kalkulation wertlos. Erst wenn eine Stempelung an einem Projekt hängt, kannst du hinterher sehen, ob der Auftrag sich gerechnet hat.

Nachträge

Die Werkstattstunde am Samstag, die vergessene Ausstempelung, die Fahrt zum Großhandel. Wenn das System nur den einen sauberen Weg kennt, entstehen daneben wieder Zettel.

Wie in Meisterdeck gestempelt wird

Es gibt drei Wege, und sie sind bewusst unterschiedlich streng:

Weg	Was passiert	Wofür gedacht
Manuell	Stempelung ohne Standort.	Nacherfassung, Werkstatt, alles, was nicht auf der Baustelle passiert.
Manuell mit Standort	Der Standort wird mitgeschrieben. Hat die Baustelle hinterlegte Koordinaten, wird geprüft, ob die Position im Radius liegt.	Der Normalfall auf der Baustelle.
Geofence	Betreten und Verlassen der Baustelle lösen die Stempelung aus. Ohne hinterlegte Koordinaten nicht möglich.	Betriebe, die gar nichts mehr drücken wollen.

Zu jeder Stempelung mit Standort wird ein Ereignis mit Koordinaten und Messgenauigkeit protokolliert. Liegt die Position außerhalb des Baustellenradius, wird die Stempelung abgelehnt statt stillschweigend angenommen.

Stempeln ohne Netz

Erreicht eine Stempelung den Server nicht, wird sie auf dem Gerät geparkt und beim nächsten Netzkontakt nachgereicht. Mitgeschickt wird der tatsächliche Zeitpunkt, nicht der Zeitpunkt der Übertragung. Der Server nimmt ihn an, solange er in der Vergangenheit und nicht älter als sieben Tage ist, und hält fest, dass es ein Nachtrag war.

Wiederholt werden nur Netz- und Serverfehler. Eine fachlich abgelehnte Stempelung fliegt aus der Warteschlange, statt es endlos erneut zu versuchen.

Was heute noch nicht geht. Die Monteur-Ansicht ist eine installierbare Web-App. Hintergrund-Geofencing, also das automatische Stempeln, während die App geschlossen ist, braucht eine native App und steht noch nicht im App Store zur Verfügung. Der manuelle Weg mit Standort funktioniert auf jedem Gerät.

Was danach mit den Stunden passiert

Der eigentliche Nutzen liegt nicht im Stempeln, sondern darin, dass die Stunde nur einmal angefasst wird:

Sie hängt am Projekt und damit an der Nachkalkulation. Am Ende steht schwarz auf weiß, ob der Auftrag getragen hat.
Sie steht für die Lohnabrechnung bereit, ohne dass jemand Zettel überträgt.
Sie ist der Nachweis, wenn ein Kunde die geleisteten Stunden anzweifelt.

Kaufmännische Auswertungen sehen dabei nur Chef und Büro. Ein Monteur sieht seine eigenen Zeiten, nicht die Zahlen des Betriebs.

Häufige Fragen

Ist elektronische Zeiterfassung im Handwerk Pflicht?

Die Erfassung der Arbeitszeit ist seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts von September 2022 Pflicht. Vorgeschrieben ist die Erfassung, nicht ein bestimmtes technisches Verfahren. Eine gesetzliche Konkretisierung wird erwartet.

Darf ich meine Mitarbeiter per GPS erfassen?

Es gibt keine Pflicht dazu, und es ist auch nicht ohne Weiteres erlaubt. Standortdaten von Beschäftigten sind datenschutzrechtlich heikel und in Betrieben mit Betriebsrat mitbestimmungspflichtig. Kläre das, bevor du Geofencing einschaltest.

Was passiert, wenn auf der Baustelle kein Netz ist?

Die Stempelung wird lokal auf dem Gerät geparkt und beim nächsten Netzkontakt nachgereicht, mit dem echten Zeitpunkt. Nachträge bis sieben Tage werden angenommen und als solche gekennzeichnet.

Kann ich Zeiten nachträglich korrigieren?

Ja. Der manuelle Weg ohne Standort ist genau dafür da, etwa für Werkstattstunden oder eine vergessene Ausstempelung.

Sehen meine Monteure die Zahlen des Betriebs?

Nein. Angebote, Rechnungen, Einkaufspreise und Nachkalkulation sind Chef und Büro vorbehalten. Der Monteur sieht seine Projekte und seine Zeiten.

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