Vom Angebot zur Schlussrechnung

Eine Handwerkerrechnung ist selten eine Zeile mit einem Betrag. Da hängen Abschläge dran, ein Steuersatz nach § 13b, der Lohnanteil für § 35a, ein Skonto und am Ende die Frage, ob sich das alles gerechnet hat. Genau an diesen Stellen trennt sich brauchbare Software von Rechnungsvorlagen.

Das Angebot

Positionen werden in einem Editor erfasst, den Angebot und Rechnung sich teilen. Was einmal kalkuliert wurde, wird nicht für die Rechnung neu eingegeben.

Zu jeder Position kann ein Einkaufspreis hinterlegt werden. Der taucht auf keinem Kundenbeleg auf, ist aber die Grundlage dafür, dass die Nachkalkulation später mehr sagen kann als „Rechnung gestellt".

Wo ein Kundenname steht, entsteht ein Kunde im Stamm. Das klingt nach einer Kleinigkeit und ist der Unterschied zwischen einem gepflegten Kundenstamm und einer Liste, die ab dem ersten Tag veraltet.

Abschläge, und warum sie der schwierige Teil sind

Bei längeren Aufträgen wird nicht am Ende einmal abgerechnet, sondern zwischendurch. Aus einem Angebot lässt sich eine Teilrechnung über einen Prozentsatz erzeugen, mit einer Position je Steuersatz.

Der heikle Teil kommt danach. Die Schlussrechnung muss die bereits gestellten Abschläge abziehen, und zwar richtig:

• Brutto gegen Brutto. Zieht man netto ab und rechnet die Umsatzsteuer neu, wird sie doppelt gefordert. Besonders dann, wenn ein Abschlag einen anderen Steuersatz trägt als die Schlussrechnung.
• Nur gestellte Abschläge zählen. Entwürfe und stornierte Abschläge wurden nie kassiert und dürfen den Zahlbetrag nicht mindern.
• Im PDF steht der Abzug hinter dem Bruttobetrag, so wie § 14 Abs. 5 UStG es verlangt.

Gibt es zu einem Angebot Abschläge, wird die Rechnung über die volle Leistung automatisch zur Schlussrechnung und zieht die Abschläge an sich. Ohne diese Zuordnung stünde der Kunde vor zwei Rechnungen über dieselbe Leistung.

Die Sonderfälle, die im Handwerk keine sind

Diese Kombinationen laufen als automatische Tests mit. Das ist keine Marketingaussage, sondern der Grund, warum Änderungen am Rechenwerk nicht stillschweigend etwas anderes kaputtmachen.

Wenn nicht gezahlt wird

Das Mahnwesen kennt Stufen mit eigenen Texten, Fristen und Gebühren. Eingestellt wird das einmal, danach schlägt das System die nächste Stufe vor. Verschickt wird nichts ohne Freigabe.

Hat sich der Auftrag gerechnet?

Das ist die Frage, die Rechnungsprogramme meist offenlassen. Die Nachkalkulation stellt den Erlös den tatsächlichen Kosten gegenüber: den gestempelten Stunden zu ihren Lohngruppen und dem Material zu seinen Einkaufspreisen.

Ein Detail, das leicht falsch läuft: Gerechnet wird der Erlös über die Nettoleistung, nicht über die Summe aller Belege. Sonst zählt jeder Abschlag doppelt, weil Abschlag und Schlussrechnung dieselbe Leistung listen. Das Ergebnis wäre ein Auftrag, der auf dem Papier glänzend aussieht.

Kaufmännische Auswertungen sehen ausschließlich Chef und Büro.

Häufige Fragen

Kann ich aus einem Angebot direkt eine Rechnung machen?

Ja, entweder über die volle Leistung oder als Teilrechnung über einen Prozentsatz. Angebot und Rechnung teilen sich denselben Positionseditor, es wird nichts neu eingegeben.

Werden Abschläge auf der Schlussrechnung richtig abgezogen?

Ja, brutto gegen brutto, und nur die tatsächlich gestellten. Der Abzug steht im PDF hinter dem Bruttobetrag, wie § 14 Abs. 5 UStG es verlangt.

Wird der Lohnanteil nach § 35a ausgewiesen?

Ja, auf der Schlussrechnung. Damit kann dein Privatkunde die Handwerkerleistung steuerlich geltend machen.

Funktioniert das auch als Kleinunternehmer?

Ja. § 19 UStG ist abgebildet, ebenso der Wechsel zur Regelbesteuerung.

Sehe ich, ob ein Auftrag Gewinn gebracht hat?

Ja, über die Nachkalkulation. Sie stellt dem Erlös die gestempelten Stunden mit ihren Lohngruppen und das Material mit den Einkaufspreisen gegenüber.