E-Rechnung im Handwerk

Empfangen musst du elektronische Rechnungen schon seit Anfang 2025. Versenden musst du sie je nach Umsatz ab 2027 oder ab 2028. Was das für einen Betrieb mit ein paar Mitarbeitern konkret heißt, und woran du erkennst, ob deine Software das wirklich kann.

Was eine E-Rechnung ist, und was keine

Der Begriff führt in die Irre. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist nicht einfach eine Rechnung, die du per Mail verschickst. Ein PDF im Anhang ist und bleibt ein Bild von einer Rechnung: Ein Mensch kann es lesen, ein Buchhaltungsprogramm nicht.

Gemeint ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. Betrag, Steuersatz, Leistungszeitraum und Zahlungsziel stehen dort in klar benannten Feldern. Die Software beim Empfänger liest sie aus, ohne dass jemand abtippt.

ZUGFeRD und XRechnung

In Deutschland sind zwei Ausprägungen üblich:

Beide erfüllen die Norm. Der Unterschied ist die Verpackung, nicht der Inhalt.

Was das für deinen Betrieb heißt

Für die meisten kleinen Betriebe ist die Sache weniger dramatisch, als sie klingt, sofern die Rechnungen ohnehin aus einem Programm kommen. Dann erledigt das Programm die Umstellung. Unangenehm wird es nur, wenn Rechnungen bisher in Word oder Excel entstehen.

Empfangen

Das ist der Teil, der schon gilt. Kommt eine ZUGFeRD-Rechnung von einem Lieferanten, musst du sie annehmen und aufbewahren können. Wichtig ist die Aufbewahrung des strukturierten Teils, nicht nur des Ausdrucks.

Versenden

Hier hängt die Frist am Umsatz. Wenn du 2026 unter 800.000 Euro bleibst, hast du bis 2028 Zeit. Das ist kein Grund zu warten: Viele größere Auftraggeber verlangen E-Rechnungen längst freiwillig, weil ihre eigene Buchhaltung darauf ausgelegt ist.

Ausnahmen

• Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto bleiben ausgenommen.
• Fahrausweise ebenfalls.

Für einen Betrieb, der überwiegend für Privathaushalte arbeitet, ändert sich also wenig. Sobald Gewerbekunden, Hausverwaltungen oder Generalunternehmer dazukommen, ändert es sich.

Wie Meisterdeck E-Rechnungen erstellt

Meisterdeck erzeugt ZUGFeRD-Hybrid-Rechnungen im Profil EN 16931. Konkret: Du schreibst deine Rechnung wie immer, und die fertige PDF-Datei enthält den strukturierten Datensatz bereits eingebettet. Es gibt keinen zweiten Ablauf und keinen Extraknopf, den man vergessen kann.

• Dein Kunde bekommt eine Rechnung, die aussieht wie deine bisherigen.
• Seine Buchhaltung liest die Daten automatisch aus.
• Du musst nichts über Formate wissen.

Die Stellen, an denen es sonst schiefgeht

E-Rechnung ist an sich unspektakulär. Interessant wird es dort, wo eine Handwerksrechnung mehr ist als eine Zeile mit einem Betrag:

• Abschlagsrechnungen. Steht eine Schlussrechnung mit bereits gestellten Abschlägen an, muss der Abzug im strukturierten Teil als Bruttobetrag stehen, im PDF dagegen hinter dem Bruttobetrag ausgewiesen werden (§ 14 Abs. 5 UStG). Meisterdeck rechnet Brutto gegen Brutto, weil ein Abschlag einen anderen Steuersatz tragen kann als die Schlussrechnung.
• Entwürfe und Stornos mindern den Zahlbetrag nicht. Gezählt wird nur, was tatsächlich gestellt wurde.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG und Regelbesteuerung werden beide sauber abgebildet, ebenso § 13b und § 35a.

Diese Fälle sind der Grund, warum eine Rechnung aus dem Handwerk nicht dasselbe ist wie eine Rechnung aus dem Onlinehandel.

Häufige Fragen

Reicht es, wenn ich meine Rechnung als PDF per Mail schicke?

Zum Empfangen ja, zum Versenden nur so lange, wie für dich noch keine Versandpflicht gilt. Ein normales PDF ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, weil der strukturierte Datensatz fehlt.

Ab wann muss ich als kleiner Betrieb E-Rechnungen versenden?

Wenn dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro liegt, ab 2027. Andernfalls ab 2028. Empfangen können musst du sie unabhängig davon schon seit Anfang 2025.

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?

ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei, sichtbar für Menschen und lesbar für Maschinen. XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne sichtbares Dokument und vor allem bei öffentlichen Auftraggebern üblich. Beide erfüllen die Norm EN 16931.

Muss ich E-Rechnungen an Privatkunden schicken?

Nein. Die Pflicht gilt nur im Geschäft zwischen Unternehmen. Für Rechnungen an Endverbraucher ändert sich nichts.

Was mache ich mit E-Rechnungen, die ich bekomme?

Aufbewahren, und zwar den strukturierten Teil, nicht nur einen Ausdruck. Für die Aufbewahrungsfristen und die Frage, was dein Buchhaltungsweg braucht, ist dein Steuerberater der richtige Ansprechpartner.