Regiezettel und Bautagebuch digital

Das Problem am Regiezettel ist nicht das Formular. Es ist der Moment, in dem ein Monteur nach acht Stunden im Staub noch schreiben soll, was er getan hat. Deshalb kommt der Zettel leer, spät oder gar nicht.

Warum der Papierzettel so hartnäckig ist

Er ist unschlagbar schnell. Zwei Zeilen im Auto, fertig. Jede Software, die dafür fünf Klicks und ein Formular mit zwölf Pflichtfeldern verlangt, verliert diesen Vergleich, und zwar sofort und endgültig. Der Zettel gewinnt nicht, weil er besser ist, sondern weil er weniger verlangt.

Er kostet den Betrieb trotzdem Geld, nur später und an anderer Stelle:

• Was nicht aufgeschrieben wurde, wird nicht abgerechnet. Regiestunden verschwinden.
• Was aufgeschrieben wurde, muss jemand abtippen. Meist die Person, die ohnehin am wenigsten Zeit hat.
• Bei Streit über den Leistungsumfang steht Aussage gegen Aussage, weil Fotos und Notizen an verschiedenen Orten liegen.

Diktieren statt schreiben

Der Monteur öffnet den Bericht und spricht, was war. Etwa so, wie er es dem Chef am Telefon sagen würde. Die KI zerlegt das Gesagte und trägt es in die Felder des jeweiligen Formulars ein.

Beim Regiezettel sind das:

• Arbeitszeit, als Dauer oder als Zeitspanne, so wie sie genannt wurde
• Beteiligte Monteure, mit Namen und Anzahl
• Ausgeführte Arbeiten, stichpunktartig zusammengefasst
• Verwendetes Material, mit Mengen

Der Stundenzettel kennt Datum, Beginn, Ende, Pause und Tätigkeit. Bautagebericht und Mängelliste haben ihre eigenen Felder.

Entscheidend ist, was danach passiert: Der Entwurf steht auf dem Bildschirm, der Monteur liest ihn durch und korrigiert, was nicht stimmt. Es wird nichts ungesehen verschickt.

Die Baumappe: ein Ort statt fünf

Zu jedem Projekt gehört ein Verlauf, in dem Büro und Baustelle miteinander sprechen. Dort landen auch die Anhänge: Fotos vom Zustand vor dem Beginn, das PDF vom Aufmaß, die kurze Sprachnachricht, wenn Tippen zu umständlich ist.

Der Unterschied zur Bilderflut im Messenger ist die Zuordnung. Ein Foto in der Baumappe hängt an einer Baustelle, nicht in einem Gruppenchat, den nach drei Wochen niemand mehr durchsucht.

Vom Bericht zur Rechnung

Hier schließt sich der Kreis, und hier liegt der eigentliche Gewinn. Ein Bericht kann als abrechenbar markiert werden. Aus einem solchen Bericht macht das Büro mit einem Schritt einen Rechnungsentwurf, statt die Angaben ein zweites Mal einzugeben.

Drei Sperren sorgen dafür, dass daraus keine Fehlerquelle wird:

• Nur Chef und Büro dürfen Berichte abrechnen. Ein Monteur kann keine Rechnung auslösen.
• Nicht als abrechenbar markierte Berichte lassen sich nicht übernehmen.
• Ein bereits übernommener Bericht wird nicht ein zweites Mal übernommen, damit dieselbe Leistung nicht doppelt in Rechnung geht.

Es bleibt ein Entwurf. Geprüft und freigegeben wird im Büro.

Häufige Fragen

Welche Formulare gibt es?

Regiezettel, Stundenzettel, Bautagebericht und Mängelliste. Die Berichtsvorlagen stellt das Büro einmal ein, der Monteur bekommt sie auf dem Handy.

Muss der Monteur tippen?

Er kann, muss aber nicht. Der übliche Weg ist Diktieren mit anschließender Kontrolle. Wer lieber tippt, tippt.

Was ist mit Fotos?

Fotos, PDFs und Sprachnachrichten hängen als Anhänge am Projekt und stehen damit im Büro sofort zur Verfügung.

Wird aus einem Bericht automatisch eine Rechnung?

Nein, ein Rechnungsentwurf. Nur Chef und Büro können ihn erzeugen, nur aus Berichten, die als abrechenbar markiert sind, und nur einmal je Bericht. Verschickt wird erst nach Freigabe.

Funktioniert das ohne Netz?

Die Monteur-Ansicht ist eine installierbare Web-App und hält zuletzt gesehene Daten offline vor. Für das Diktat wird eine Verbindung gebraucht. Das Stempeln der Arbeitszeit funktioniert dagegen auch ohne Netz, dazu mehr auf der Seite zur Zeiterfassung.